Tras bambalinas.. Dr. Enrique Rimbaud Decano de la Facultad de Veterinaria Managua - Nicaragua

La lluvia cae mansamente, lenta, de gotas pequeñas y céleres, pero sin parar, mojándolo todo sin distinguir en un intento de limpiar lo hecho o deshecho&

En el corredor, restos de papeles, brochures comerciales, cigarrillos, vasos y popotes, son arrastrados por el agua escaleras abajo& dentro del auditorio, los estudiantes van desarmando lo que hasta hace un rato fue nuestro III Seminario Internacional de Actualización en Medicina Veterinaria, mientras los funcionarios acomodan las mesas y lavan los pisos&

Los representantes de las casas comerciales van a por sus banners, sus cafeteras o sus estáticas, dejándolas prontas y embaladas para otro evento&

Fuera, los conferencistas esperan fumando quien los lleve al hotel, intercambiando cuentos y tarjetas, anécdotas y situaciones, fumando un cigarrillo que hace rato iban deseando&

Los últimos participantes en retirarse, aprovechan a hacer una última pregunta a los ponentes, y uno tras uno, lentamente, con su nuevo certificado y sus memorias del evento, van tomando rumbo hacia sus casas&

Un evento, llamase curso, congreso, seminario, es un paquete mágico, el participante llega, se inscribe, se sienta en un auditorio con aire acondicionado, audio y medios de proyección adecuados, sillas cómodas, mesa para escribir, le dieron su carpeta con papel, lapicero, folletos varios de empresas patrocinadoras, y delante de él, van sucediendo conferencias, actos inaugurales, actos culturales, en cada momento su refrigerio o su almuerzo, se levanta y tiene café, agua, galletitas, lindas muchachas le atienden sus requerimientos o pasan el micrófono ante la audiencia para que hagan preguntas, el ambiente es calido, decorado apropiadamente, carteles indicadores en todo momento, fuera, cuando van a comer, estand de empresas con diferentes ofertas a buen precio, etc., etc..

Al terminar, tiene su certificado pronto, sus memorias, y muchos amigos o contactos generados en el evento&

Pero, tras bambalinas, no es fácil lograr eso, nada fácil&.

Un evento son negociaciones de meses, empresas que deben decidir si van a patrocinar o no, examinar las condiciones, hay que armar brochures, fólder, coordinar el viaje y hospedaje de los conferencistas, contactarlos, que envíen sus ponencias a tiempo para que aparezcan en las memorias, diseño de arte del logo, del CD de memorias, organizar el presidium del acto inaugural, contratar cuerpos de baile para el acto cultural, servicios de comida, maquinas de café, revisar el audio y los medios de proyección, organizar y adquirir la papelería (fólder, hojas, blocks, lapiceros, gafetes, porta-gafetes, ticket para refrigerio, cocktail, almuerzos, etc.), seleccionar edecanes que atiendan a los participantes y a los conferencistas así como las inscripciones, maestro de ceremonias, tener los certificados prontos, regalos para los conferencias, camisetas conmemorativas, diseñar y quemar el CD, agua disponible para los ponentes, verificar que siempre haya café y azúcar, controlar los tiempos de ponencia y de preguntas, traslado del los conferencias del aeropuerto, hotel, paseos para los mismos, atenciones, agasajos, y todo tiene que estar pronto, a su hora.

Si además uno se complica con presentaciones de casos prácticos en vivo transmitidos por pantalla gigante, hay que chequear cámaras, circuitos cerrados de televisión, etc.

Ya todo terminó, y felizmente salio bien, el auditorio respira exhausto de otra y nueva actividad finalizada, los rostros cansados pero contentos denotan que el esfuerzo ha valido la pena, problemas, siempre hay, conferencistas que a ultimo momento avisan que no viene y hay que cambiar el conferencista (pero jamás alterar el programa), conferencistas que llegan tarde o en otro vuelo, u otros que deben irse antes, aparatos que se queman, meseros que incumplen y hay que correr buscando otros, computadoras que fallan, gente que quiere participar y no tiene dinero, etc.

Para lograr la magia, para lograr el efecto, para dejar contenta a la gente, hacen falta tres cosas, una, un buen equipo de trabajo, que actuará bajo presión, pero tiene que funcionar, y el mío por suerte es de primera y trabajan excelentemente, tanto mis docentes como mis estudiantes, otra, los amigos, los contactos, que son los que acuden a dar una conferencia, que patrocinan sin ver, que confían, en tercer lugar, y esencial también, el apoyo institucional, lo que no se ve, limpiadores, cocineras, administradores, operarios de audio, diseñadores gráficos, informáticos, mantenimiento, choferes, esta es la mano invisible, pero que le da el toque mágico a todo&

Ya todos van a descansar, contentos, todo salio en orden y como se había planificado, prontos para una nueva actividad, trabajando siempre, tras bambalinas&